Mange virksomheder med Microsoft Office 365 har større multifunktionsprintere med mulighed for at scanne til mail.
Som Office 365 bruger er der flere måder at løse dette på.
- Direct Send
- Via Mailbox (Anbefalet)
- Via SMTP Relay
Den allermest simple mulighed er at oprette en postkasse og en konto til printeren, det kræver selvfølgelig at man køber en Exchange postkasse licens (pt. Ca. 25 kr. pr. måned).
Et alternativ til dette er at man bruger Direct Send.
Dette kræver ikke nogen ekstra licens, men det kræver dog at man har en permanent ekstern IP adresse. Dette er ofte en tillægsydelse, som man skal tilkøbe hos sin internet udbyder og prisen på det kan svinge fra 0 -99 kr. pr. måned. Så her skal man forhøre sig hos sin internet udbyder.
For at bruge Direct Send, skal man bruge sin MX Pointer adresse, denne kan man få fra sin IT leverandør eller hvis man selv administrere sin DNS, kan man selv finde den. Når printeren så er konfigureret, skal man tilføje en SPF record til sin DNS, med den eksterne IP adresse, hvor printeren står.
Den sidste mulighed er at benytte sig af SMTP Relay, som er den mest tekniske og mest komplicerede opsætning, det er også den mest usikre af mulighederne, da man i princippet åbner for at alle kan sende mails via jeres mail server.
De 3 scenarier er nærmere beskrevet trin for trin her under:
Scan til mail Office 365 – Exchange Mailbox (Anbefalet)
Hvis din applikation eller multifunktionsenhed understøtter godkendelse med login for at sende mails via Office 365, så er dette helt klart at anbefale. Enheden eller applikationen vil kunne sende mail som en hver anden Office 365 bruger og konfigurationen fungere på samme måde, som når du opsætter din almindelige email klient.
For at sende mail med SMTP forsendelse, kræver det at hver enkelt enhed har sin egen postkasse og sit eget login til Office 365 eller at alle enhederne benytter den samme postkasse som f.eks. [email protected]
Enheden logger direkte på Office 365 og sender mails via SMTP på smtp.office365.com
Ved at sende med en SMTP klient forsendelse kan du sende mails til folk internt i virksomheden og mail dresser uden for virksomheden.
Din enhed skal opsættes med indstillingerne for mail til en postkasse f.eks.:
SMTP /Mailserver/Server address: smtp.office365.com
Username: [den mail adresse der er oprettet til formålet f.eks. [email protected]]
Password: [Det password der er tilknyttet mail kontoen]
Krav for at bruge denne metode:
- Authentication: Din enhed skal være i stand til at identificere sig overfor Office 365 med et brugernavn og password.
- Mailbox: Du skal have en licens til en Office 365 mailbox til at sende mails fra
- Transport Layer Security (TLS): Din enhed skal understøtte sikker afsendelse med TLS version 1.0 eller nyere.
- Port: Port 587 (anbefalet) eller port 25 skal kunne bruges til at kommunikere over dit netværk. Nogle firewalls eller Internet udbydere blokkere visse porte - specielt port 25
Scan til mail Office 365 – Direct Send
Scan til mail Office 365 – SMTP Relay